Utilizar Access como aplicación de soporte para mejorar el acceso multiusuario a los datos

Estándar

Desde la versión 2007 de Excel, se cuenta con más de un millón de filas, una mejora sustancial de la versión 2003 donde solo se contaban con 65 mil, pero aunque parezca que un millón puede ser suficiente, en algún momento se tiene que admitir que, aunque Excel es el mejor producto del mundo, ha llegado el momento de pasarse a Access y aprovecharse de los archivos ACCDB de Access.

Incluso antes de que tenga que se tenga un millón de filas, otra razón irresistible para utilizar archivos de datos ACCDB es permitir el acceso multiusuario a los datos sin los dolores de cabeza asociados a los libros compartidos.

Excel ofrece una opción para compartir un libro, pero automáticamente pierde un número de importantes características Excel cuando lo hace. Después de compartir un libro, no se puede utilizar subtotales automáticos, tablas dinámicas, agrupaciones, escenarios, protección, autoformato, estilos, imágenes, añadir gráficos o insertar hojas.

Al utilizar la interfaz de Excel VBA y almacenar los datos en una base de datos ACCDB, tiene lo mejor de dos mundos. Tiene la potencia y flexibilidad de Excel y la posibilidad de acceso multiusuario disponible de Access.

ACCDB es el nuevo formato de archivo oficial tanto de Microsoft Access como de Microsoft Visual Basic (en versiones anteriores, el formato era MDB). Esto significa que se puede desarrollar una solución Excel que lea y escriba de un ACCDB para clientes que no tengan Microsoft Access. Por supuesto, ayuda si como desarrollador tiene una copia de Access, porque puede utilizar la interfaz de Access para configurar tablas y consultas.

Caso Práctico

Linda y Virginia son dos compradoras de una cadena minorista de tiendas. Cada mañana importan datos de las cajas registradoras para obtener la información actual de ventas y el inventario para 2000 referencias. Durante el día, cualquier compradora puede incorporar transferencias de inventario de una tienda a otra. Sería ideal si Linda pudiera ver las transferencias pendientes incorporadas por Virginia y viceversa.

Cada compradora tiene una aplicación Excel con VBA ejecutándose en su escritorio. Ambas importan los datos de la caja registradora y tienen rutinas VBA que facilitan la creación de informes de tabla dinámica que les ayudan a tomar decisiones de compra.

Tratar de almacenar los datos de la transferencia en un archivo Excel común genera problemas. Cuando la compradora trata de escribir en el archivo Excel, el archivo se convierte en sólo lectura para la otra compradora. Con un libro compartido, Excel deshabilita la posibilidad de crear tablas dinámicas y esto es necesario en nuestra aplicación.

Ni Linda ni Virginia cuentan con la versión profesional de Office, por lo que no tienen Access ejecutándose en sus PC.

La solución es generar una base de datos Access en un disco de red que puedan ver tanto Linda como Virginia.

La aplicación proporciona acceso multiusuario a ambas compradoras. Tanto Linda como Virginia pueden leer y escribir en la tabla al mismo tiempo. El único momento en el que podría ocurrir un conflicto es si ambas tratan de actualizar el mismo registro al mismo tiempo.

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